CAYA im Test

Aktuell habe ich mich zum testen bei CAYA angemeldet (Der versprochene CAYA Gutscheincode ist übrigens ganz unten). Nach langem Vergleich mit mehreren Anbietern habe ich mich für CAYA entschieden, ein großer Punkt ist das Thema App gewesen, ich möchte meine Post gerne digitalisiert auf meinem Handy über eine App und nicht über eine Website erhalten. Warum? Eine App ist um einiges praktischer als jedesmal den Browser öffnen zu müssen. Alternativ habe ich mir auch Dropscan angesehen, was eben nur im Browser funktioniert. Dies hat mich ungemein gestört. Würde es jetzt noch eine iPad Version für CAYA geben – Perfekt.

Meine Erfahrung mit CAYA ist recht durchwachsen. Prinzipiell gefällt mir der Service, ich hatte vorher E-Post Scan von Deutsche Post AG und bin damit ganz schön auf die Nase gefallen. Teilweise erhielt ich meine Post Wochen später, teilweise garnicht. Man kann bei der Post einen kostenlosen Dienst „Briefankündigungen“ aktivieren. Sobald ein Brief das Zustellzentrum durchläuft, wird der Umschlag (nicht der Brief) gescannt und man erhält davon ein Foto. So konnte ich sehr schnell beweisen, das Post mit dem eine E-Post Scan Service nicht ankommt und einfach verschwindet. Eine Antwort hatte die Deutsche Post auch nicht, im Grunde hat es gar niemanden interessiert wo meine Post bleibt. Willkommen im Konzern. Dies ist übrigens bei CAYA nicht so. Der Kontakt ist professionell, schnell und man fühlt sich gut aufgehoben.

Der Wechsel nach CAYA

Der Wechsel verlief reibungslos und schnell. Die Post von Deutsche Post AG wird mit einem Nachsendeauftrag weitergeleitet in das CAYA Scan Zentrum. Die Nachsendeaufträge übernimmt CAYA, man kann diese Online zu einem kleinen Preis buchen. Nur die lokalen Zusteller (Briefe und mehr etc) müssen selbst beauftragt werden. Leider habe ich dazu noch keine Erfahrungswerte, da z.B. Briefe und mehr zwar bewirbt das eine Weiterleitung kostenlos ist, jedoch scheinen diese sich trotz mehrfacher Nachfrage nicht zu rühren.

Die Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche ist relativ schlicht. Wer nur ein paar Briefe am Tag zu sortieren hat, ist bei CAYA gut aufgehoben. Werden es jedoch mehr, zeigt CAYA klare Schwächen: Relativ schnell merkt man, das es sich hierbei „nur“ um ein einfaches Online DMS handelt. Komforteinstellungen wie z.B. automatische Workflows müssen extra bezahlt werden. Auto-Tags sind nicht möglich, auch hier ist wieder manuelle Arbeit gefragt. Auch merkt man relativ schnell die Schwächen des Webinterface: Habe ich z.B. mehrer Monitore, ist ein Drag&Drop zwischen zwei Browser Fenster nicht möglich, ich muss mich also umständlich durch die Ordner klicken. Stelle ich dann feste, das der Zielordner in meiner tiefen Verschachtelung noch nicht existiert, muss ich den Vorgang abbrechen, den Ordner anlegen und mich erneut durchklicken.

CAYA Benutzeroberfläche

Ich hatte zu Beginn meiner Testversion CAYA auch direkt eine kleine Liste gesendet was mich an dem Dokumentenmanagement stört:

  1. Keine iPad App (Ja, Webinterface „reicht“, eleganter ist aber eine App
  2. Fehlende 2FA Auth mittels Google Authententicator z.B. (Update 28.08.2022: Ich habe erneut nachgefragt wann dieses Feature eingeführt wird)
  3. iPhone App teilweise fehlerhaft, „Teilen“ von Dokumenten nicht möglich
  4. iPhone „Sperren per PIN oder FaceID“ nicht möglich
  5. Integration zwischen GetMyInvoice nicht bidrektional (ich möchte die Dokumente gerne aus GMI in meinem DMS haben)
  6. Anbindung Lexoffice fehlt mir
  7. Export Datenbestand für z.B. BP Prüfung Finanzamt
  8. Export nach Webdav
  9. Suchmaske etwas unübersichtlich (vermutlich da Webclient / Online), Dokumentenvoschau fehlt
  10. Betreff durch OCR ist OK -> Besser jedoch Betreff durch z.B. Dateiname (oder Platzhalter für eingehende Dokumente)
  11. Auto Import fehlt (z.B. von Webdav -> DMS ….)
  12. Nachsenden zu teuer (E-Post sendet kostenlos 1x im Monat die Belege)

Besonders die zwei Faktor Authentifizierung halte ich für enorm wichtig, wenn dort vertrauliche Firmenpost gelagert werden soll. Schade das CAYA dies nach mehreren Monaten noch nicht umgesetzt hat.

Workflows

CAYA bietet inzwischen Workflows an und ich konnte diese testen. Leider finde ich die Workflows absolut überflüssig. Für eigene Workflows soll man bezahlen und die vorhandenen fünf Workflows erscheinen mir nicht ausreichend (Stand 28.08.2022). So wollte ich einen Workflow für alle Dokumente anlegen, die per Email eintreffen und ein bestimmtes Wort enthalten um diese in einen Ordner abzulegen (bsp. Rechnungen). Dies geht leider nicht. Ich muss das Dokument schon vorher mit Tags versehen, in alle möglichen Himmelsrichtungen klassifizieren usw. damit dieses identifiziert werden kann. Für mich als kleines Unternehmen kann ich die Dokumente dann gleich per Hand wegsortierten. Schade. Der Support konnte mir leider auch nicht helfen.

Die Workflows im CAYA

Lieferung / Originale

Update vom 24.08.2022: Tatsächlich habe ich nun von meiner Krankenkasse eine neue Karte erhalten und benötigte diese per Post. Relativ unkompliziert und schnell konnte ich mir die Originalbelege senden lassen. Erstaunlicherweise hielt ich schon drei Tage später meine Krankenkassenkarte in der Hand. Leider ist dieser Service jedoch sehr teuer, da CAYA (logischerweise) diese Sendungen mit DHL versendet.

Fazit

Auch wenn CAYA nicht optimal ist – Für mich als kleines Unternehmen ist die Lösung ausreichend. Für jemanden, der Features wie Webdav nicht benötigt, ebenfalls. Ich hatte mir auch noch andere DMS Systeme wie z.B. ECODMS angesehen, jedoch habe ich mich bewusst auf einen Cloud Anbieter festgelegt. Cloud DMS ist eben etwas feines, weil man sich nicht selbst um die Updates kümmern muss 😉 Der Preis ist (finde ich) etwas hoch, für simple Workflow Features oder mehr als 100 PDF Uploads zu bezahlen halte ich für überteuert.


Über diesen Link kann man mit dem Code cl3oyfrl431q60g37zk1sa4kz übrigens den ersten Monat gratis bekommen. Einfach caya.link/raf besuchen, Gutscheincode eingeben und selbst ausprobieren.


Über den Autor

Mein Name ist Stefan Eggert, als Freiberufler berate ich seit über 10 Jahren im Bereich IT-Sicherheit und forsche mit meinem Team zusätzlich rund um das Thema Schwachstellen. Spezialisiert habe ich mich auf DDoS, Schwachstellenmanagement und Kennwortsicherheit. Beruflich bin ich erreichbar unter www.stefan-eggert.de